En la actualidad, los Modelos de Lenguaje Amplio (LLM) pueden afirmar que han pasado el examen de CPA, pero ¿realmente están listos para revolucionar el ámbito de la contabilidad? En este artículo, exploramos la verdadera automatización de la IA (y por qué no es tan sencilla).
Introducción
No se puede ignorar que la IA será el tema más relevante en Internet en 2024. Chat-GPT, la popular interfaz de chat para explorar las capacidades de los Modelos de Lenguaje Amplio (LLM) desarrollada por OpenAI, se lanzó al público a principios de año.
Al interactuar con él durante unos minutos, puedes empezar a comprender por qué todo el mundo está hablando de esto: Chat-GPT es capaz de demostrar una competencia sobresaliente en prácticamente todos los campos. La IA promete transformar significativamente diversos ámbitos laborales, al mismo tiempo que podría impactar en millones de empleos y carreras.
La inteligencia artificial se está introduciendo en campos profesionales maduros para la automatización: sectores como el software, derecho, contabilidad, consultoría, finanzas, entre otros. Dentro de las finanzas, la función contable se destaca como algo único, especialmente porque hay un intenso debate en ambos lados sobre lo que sucederá (o no) con la IA.
Aún no está claro cómo se logrará esta transformación rápida, y es aquí donde la mayoría de los discursos sobre los beneficios de ChatGPT en particular (y de la IA en general) establecen sus argumentos.
La Importancia de la IA en la Contabilidad
En las operaciones contables convencionales, las empresas a menudo confían en procesos manuales, abundante papeleo y tareas repetitivas para gestionar su función de cuentas por pagar. Estas actividades incluyen la entrada de datos, el procesamiento de facturas y el análisis financiero, que son esenciales para la toma de decisiones, la planificación operativa y la gestión de riesgos.
No obstante, estos procesos requieren tiempo (y dinero). Los principales inconvenientes del trabajo contable manual son:
La introducción manual de datos conlleva un alto potencial de errores, ya que los humanos pueden cometer equivocaciones al ingresar datos en grandes cantidades. Errores en campos como números de factura, fechas y cantidades en dólares pueden tener consecuencias significativas.
Es una tarea que consume mucho tiempo y obliga a trabajar durante extensas horas para conciliar cuentas, generar informes y realizar análisis financieros.
Implica una comunicación sincrónica excesiva. ¿Te has encontrado con situaciones como las siguientes?
a. Las aprobaciones no se realizan hasta que el cliente y el contador se comuniquen por teléfono.
b. Las discrepancias en los pedidos no se resuelven hasta que el cliente prog…La asignación de códigos GL suele ser un proceso manual que requiere consulta con equipos comerciales y el director financiero.
Asignar un código GL a una factura puede ser subjetivo en ocasiones; por ejemplo, aunque las facturas de ventas regulares normalmente se asignan a "Ventas" en el plan de cuentas, a veces el mismo formato de factura se utiliza para contratistas y no empleados, lo que puede llevar a que herramientas de automatización etiqueten erróneamente los gastos contractuales como "Ventas".
¿Cómo puede la IA ayudar en este caso?
Automatización de la codificación de facturas basada en LLM: la IA indica en qué GL debe clasificarse una factura, ofreciendo múltiples sugerencias que pueden ser adecuadas, lo que facilita la tarea del usuario.
Aprendizaje y memorización de las selecciones de GL del usuario: una vez que un usuario elige un código GL, el sistema puede recordar la selección y automatizarla para futuras facturas del mismo proveedor.
Detección de fraude y gestión de errores
Otra tarea crucial del equipo de contabilidad es detectar errores antes de que ocurran, ya sea relacionados con datos de pago incorrectos, fraude en facturas o duplicados de facturas.
¿Cómo puede la IA ayudar en este caso?
Detección más inteligente de duplicados/información incorrecta: las comprobaciones avanzadas de duplicados mediante IA pueden verificar si el contenido de dos archivos diferentes es sospechosamente similar, en lugar de simplemente comparar si son idénticos.
Validaciones múltiples de datos en facturas: las herramientas avanzadas de IA pueden realizar validaciones de datos para asegurar controles de higiene, como notificar si un número de cuenta bancaria nuevo en una factura no coincide con el habitual del proveedor.
Aprendizaje de acciones simples y repetibles
Las personas suelen apreciar que la IA aprenda sus patrones y les ahorre tiempo al realizar tareas repetitivas de manera consistente con diversas facturas/recibos.
¿Cómo puede la IA ayudar en este caso?
Identificar pasos ideales para el reaprendizaje iterado en el proceso contable, como la asignación automática de códigos GL o la clasificación de proyectos según patrones aprendidos.
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